Podejmowanie uchwał w sposób zdalny

Podejmowanie uchwał w sposób zdalny?

Rozwój technologii otwiera nowe możliwości, nie tylko w sferze biznesu, ale także w codziennej działalności firm i korporacji. Jednym z obszarów, które odnotowały znaczące zmiany, jest sposób prowadzenia posiedzeń i zgromadzeń różnych organów korporacyjnych, w tym podejmowanie uchwał w sposób zdalny. Koncepcja tych spotkań uległa zmianie dzięki możliwościom oferowanym przez rozmaite narzędzia komunikacyjne.

Zasady udziału w posiedzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość

Zarówno w spółkach z o.o., jak i spółkach akcyjnych uchwały mogą być podejmowane podczas zdalnych posiedzeń zarządu. Taka forma komunikacji wymaga właściwego zawiadomienia wszystkich członków o posiedzeniu zarządu i podjęciu uchwał w formie zdalnej.

Analogiczne rozwiązanie wprowadzono również dla posiedzeń rady nadzorczej. Wszyscy członkowie rady muszą być powiadomieni o treści projektu uchwały, a w podjęciu uchwały musi uczestniczyć co najmniej połowa członków rady. Umowa spółki (statut spółki) może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Taka forma podejmowania uchwał jest ważna i skuteczna, jeżeli wszystkie zasady są przestrzegane.

W odniesieniu do zgromadzeń wspólników (walnych zgromadzeń), zasada jest podobna. Podejmowanie uchwał w sposób zdalny jest możliwe, gdy wszyscy wspólnicy (akcjonariusze) zostaną prawidłowo zawiadomieni o zgromadzeniu i sposobie jego przeprowadzenia. Zgromadzenie powinno umożliwić identyfikację i komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich uczestników, w tym umożliwiać wypowiedzenie się co do kwestii będących przedmiotem obrad.

Podając przykład, spójrzmy na spółkę z o.o. o nazwie XYZ. Spółka ta decyduje się na przeprowadzenie zdalnego zgromadzenia wspólników i przestrzega poniższych zasad:

1) spółka XYZ zwołuje zgromadzenie wspólników poprzez wysłanie listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Alternatywnie, jeżeli wspólnik wyraził uprzednią pisemną zgodę na komunikację elektroniczną, zawiadomienie może zostać wysłane na podany przez niego adres do doręczeń elektronicznych lub pocztą elektroniczną,

2) zaproszenie zawiera dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia (które w tym przypadku jest zdalne), a także szczegółowy porządek obrad. Jeżeli planowana jest zmiana umowy spółki, zaproszenie musi również wskazywać istotne elementy proponowanych zmian,

3) ponieważ udział w zgromadzeniu wspólników XYZ odbywa się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zaproszenie zawiera również informacje o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się podczas zgromadzenia, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu wobec podjętych uchwał.

Dzięki ścisłemu przestrzeganiu tych zasad, spółka zapewnia przeprowadzania prawa, co zapewnia prawidłowość podejmowanych uchwał.

Innowacje prawno-technologiczne = podejmowanie uchwał w sposób zdalny

Zapraszamy do zapoznania się z naszym wywiadem dla Sfera Tv, który pozwoli Ci jeszcze bardziej zgłębić ten temat. Jako kancelaria, nie tylko świadczymy kompleksową obsługę prawną i biznesową, ale również aktywnie wspieramy rozwój dziedziny technologicznej jako zgrany zespół specjalistów.